Inloggen Digitaal Portaal

Communicatie oktober 2014

Overzicht veranderingen


Bij collectieve contracten kunnen werkgevers kiezen voor één unieke betaaltermijn of meerdere combinaties van betaaltermijnen. Deze keuzevrijheid blijft ook in de toekomst bestaan, maar de specifieke mogelijkheid om voor twee of drie betaaltermijnen te opteren vervalt. Voor nieuwe collectieve contracten is de keuze voor betaaltermijnen voortaan beperkt tot twee mogelijke varianten: of één unieke betaaltermijn of vrije keuze tussen alle vier betaaltermijnen. Naast maandbetaling kunnen verzekerden bij ONVZ ook kiezen voor betaling van premie per kwartaal, halfjaar of jaar – met de bijbehorende (oplopende) premiekorting.


Als gevolg van het toenemend gebruik van MijnONVZ neemt de verzending van brieven en andere documenten aan verzekerden in papieren vorm af. Steeds meer verzekerden kiezen voor het online indienen van declaraties en het digitaal beheren van hun verzekeringsgegevens. Verzekerden kunnen aangeven de polis voortaan alleen digitaal te willen ontvangen. Deze keuze voor digitaal betekent dat zij dan ook hun premie digitaal moeten betalen aan ONVZ. Heeft u als er verzekeringsadviseur voor gekozen om de eerste originele polis aan de klant te overhandigen of toe te sturen, dan sturen wij u eenmalig de eerste polis op papier toe. De kopiepolis ontvangt u via e-mail als PDF.


Met de ingebruikname van het nieuwe administratiesysteem vervalt de mogelijkheid om meerdere documenten voor één geadresseerde in een enkele envelop te verzamelen. Daardoor kan het gebeuren dat u of uw klant op één dag meerdere enveloppen van ONVZ ontvangt. Uiteraard zijn wij niet gelukkig met deze situatie en werken we aan een passende oplossing. Intussen kunt u door gebruik te maken van ons Digitaal Portaal zelf actief meehelpen aan het indammen van de papieren correspondentie. Hetzelfde geldt voor verzekerden door hun verzekeringszaken digitaal via MijnONVZ af te handelen.


Omdat wij al vanaf begin november overgaan naar ons nieuwe administratiesysteem OHI, betekent dit dat uw rekening courant van december wijzigt in vergelijking met voorgaande jaren. Zo zullen wij bij de overgang naar het nieuwe systeem de rekening courant van december draaien in de eerste week van december 2014. Deze rekening courant bevat dan de mutaties op uw portefeuille die tot het moment van overgang tussen 1 december en 10 december worden uitgevoerd. Deze rekening is dus de feitelijke afronding van ons oude systeem Bizon en wordt de rekening courant december 2014 I. Begin januari 2015 wordt dan voor OHI de rekening courant van december 2014 gedraaid. Deze rekening courant noemen wij december 2014 II. Maar dat is niet het enige verschil. Zo wordt al direct in de rekening courant december 2014 II de prolongatie van januari 2015 geboekt. Qua boekingstermijn verschuift de prolongatie van de maand januari een maand naar voren. De rekening courant verandert inhoudelijk niet. Deze blijft bestaan uit prolongatieborderellen en boekingsnota’s van gemuteerde polissen in de bewuste maand, maar de prolongatie wordt geboekt in de maand dat deze wordt gedraaid. Bijvoorbeeld: de prolongatie van maart, die wordt gedraaid in de tweede week van februari, wordt financieel geboekt in de rekening courant van februari. Natuurlijk zien wij dat het vervroegen van de prolongatie met een maand gevolgen heeft voor die kantoren die zelf het incasso uitvoeren. Onze afdeling Financiën zal in de beginperiode van deze systeemwijziging zorgvuldig omgaan met het incasso van het openstaande rekening courantsaldo.
Incasso bij werkgevers
De systeemwijziging heeft eveneens gevolgen voor het incassotraject bij werkgevers die de premie-incasso van hun werknemers doen. In het oude systeem was er ook een rekening courant met werkgevers. Bij veel werkgevers leverde dit vragen op omdat betalingen aan derden via een rekening courant, zeker bij internationale ondernemingen, een onbekende werkwijze is. Dit incassotraject gaat veranderen per december 2014. Werkgevers die de premie van hun werknemers aan ONVZ voldoen, ontvangen van zowel de prolongatie als polismutaties een factuur met acceptgiro. Deze bedragen dienen conform de betalingsregeling, zoals vastgelegd in de collectieve overeenkomst, direct aan ONVZ te worden voldaan. In de oude werkwijze had de werkgever dus langer de tijd om deze premie aan ONVZ te voldoen. Nu gaan wij met duidelijke facturen werken en dient de betaling volgens de afspraken in het collectieve contract plaats te vinden.


In de oude situatie bent u gewend om bij mutaties een premienota en een provisienota te ontvangen. Deze werkwijze komt te vervallen. In ons nieuwe systeem zullen wij beide varianten vervangen door één boekingsnota, waarop direct uw provisie staat vermeld. Verzekerden waarvoor u het incasso doet, ontvangen voortaan geen eigen boekingsnota meer waarin de nieuwe specificatie van de premie is opgenomen. Via MijnONVZ kunnen de verzekerden deze specificatie wel nakijken. Wij adviseren u dan ook uw relaties hierop te wijzen zodat verzekerden dit zelf kunnen nazien in MijnONVZ. U ontvangt wel de boekingsnota met specificatie en u kunt dan ook bij contact met verzekerden de noodzakelijke informatie verstrekken. Verzekerden waarvoor ONVZ het incasso doet ontvangen wel direct deze specificatie van de nieuwe premie bij hun nieuwe polisblad. Deze specificatie is opgenomen in de financiële bijlage bij de polis, zoals bij de acceptgiro.


Wij zullen de kopiepolissen voor de verzekeringsadviseur niet meer op papier verstrekken. Vanaf december 2014 zullen wij voor mutaties na 1 januari 2015 deze documenten alleen nog digitaal aan u verstrekken als PDF via e-mail. Dit geldt ook voor nieuwe verzekerden/polissen die wij per 1 januari 2015 gaan opmaken, nadat OHI in gebruik wordt genomen. Dat is van toepassing voor nieuwe verzekerden vanaf 10 november 2014. Voor bestaande verzekerden is dat voor alle mutaties na 1 januari 2015. Nadat OHI in gebruik is genomen zult u van ONVZ minder papieren output ontvangen.

Heeft u vragen?

Ma-vrij08:30 - 17:30 uur

vo@onvz.nl

Contact

Zorgverzekeringen

Uw gezondheid is onze zorg. Met uitgebreide vergoedingen, aantrekkelijke premies en persoonlijke service.

Zorgverzekeringen >
Deze website maakt gebruik van cookies. Waarom? Klik hier voor meer informatie X Sluit deze melding