Hybride werken: dit is hét moment om het werk anders in te richten

Vraag iemand wat hybride werken is en het antwoord is steevast: tijds- en plaatsonafhankelijk werken. Mireille Beumer, online facilitator, scherpt die definitie liever aan. ‘Hybride werken is de katalysator om werk anders in te richten. Om de samenwerking tussen teamleden opnieuw vorm te geven. Met als doel gelukkigere medewerkers, een sterkere organisatie, meer flexibiliteit, duurzaamheid en goede energie. Gewoon prettiger werken, voor iedereen. Maar, wel anders dan we deden vóór corona.’

De manier waarop hybride werken nu wordt ingestoken, zorgt ervoor dat we binnenkort weer allemaal op kantoor zitten. Want bij veel organisaties komt hybride werken neer op oude wijn in nieuwe zakken: we blijven op dezelfde manier samenwerken, maar nu doet iemand dat twee dagen vanuit huis. Dat is op den duur niet houdbaar, denkt Mireille. ‘Toen we gedwongen thuis moesten werken door de pandemie werd de offline werkwijze één-op-één gekopieerd naar online. Nu zoeken we naar een soort vreemde tussenvorm en proberen de twee puzzelstukken, offline en online, aan elkaar te leggen.

Maar ze passen niet. Met als gevolg dat medewerkers aan beiden niet kunnen voldoen. Tijd om gefocust te werken is er niet meer, want we rennen van meeting naar mail (M&M*) en zitten op kantoor de hele dag te Teamsen. Hybride meetings waarbij een deel van de medewerkers online aanschuift en een ander deel op kantoor, zijn vaak lastig te volgen. En dan heb ik het niet over haperende techniek, maar over het ontbreken van een goede voorbereiding of moderator. Dat is niet wat hybride werken is, daarmee doen we onszelf echt te kort.’

Wat organisaties en hun medewerkers wel moeten doen is de onderlinge samenwerking anders organiseren. En daarmee de invulling van de agenda. Dan kunnen er volgens Mireille mooie dingen ontstaan.

De voordelen van digitalisering

Het is niet raar dat het anders organiseren van werk moeilijk van de grond komt. Mensen zijn gewoontedieren. Mireille merkt in haar werk dat niet iedereen ziet hoe techniek de samenwerking kan ondersteunen. ‘En dat terwijl digitalisering de kwaliteit van het samenwerkingsproces echt ten goede komt. Benut de intelligentie van de medewerkers en omarm de digitale tools. Want die staan het toe om silo’s neer te halen en kennis te delen.

Het succes valt of staat wel met een gedegen voorbereiding. Live vergaderen vergt tenslotte ook voorbereiding. En daar schortte het voor corona soms ook al aan. In een live setting kwamen we daar nog wel mee weg, met een grapje hier en een kletspraatje daar. Maar online niet. Hoe vaak zit u niet in een Teams meeting zonder agenda, zonder doel, waarbij alleen de organisator aan het woord is en het resultaat bedroevend? Zonde van de tijd! En het kan echt anders.’

Anders werken

Als online facilitator leert Mireille werkend Nederland hoe zij het inrichten van het samenwerkingsproces, het hybride werken en het online vergaderen kunnen aanpakken. ‘Komen mensen online samen om iets te ontwikkelen? Trek de voorbereiding dan los van de meeting. Stuur materialen op, stel een prikkelende vraag, laat deelnemers voorafgaand aan de meeting alvast een start maken. Zorg tijdens de meeting voor breakout rooms, een goede agenda, veel interactie en ook voldoende pauzes. Stel gerichte vragen, ga samen (bellend) wandelen.

Asynchroon

Eén van de manieren om hybride werken volledig te implementeren is asynchroon werken. Asynchroon samenwerken is een cruciaal ingrediënt om van hybride werken een succes te maken. Digitale tools maken samenwerken met anderen mogelijk, maar die samenwerking hoeft niet per se gelijktijdig. Door niet gelijktijdig te moeten werken komt er meer tijd vrij om na te denken. Dat zorgt voor ruimte, focus, en voorkomt sleur. Er is helaas geen pasklare oplossing voor hybride werken, geen wondermiddel, geen lijst met best practices om te kopiëren. Kortom: het is één groot experiment.

Waarden steeds belangrijker

Hybride werken vraagt volgens Mireille ook om een extra aandacht voor cultuur en andere waarden. Cultuur en waarden zitten volgens haar niet in gebouwen en stenen, maar in de mensen die er werken en hoe ze met elkaar omgaan. Mireille: ‘In het tweede corona-jaar zijn veel mensen van baan gewisseld. Het thuiswerken zorgt ervoor dat iemand op zichzelf wordt teruggeworpen. In een dergelijke situatie ontdekken mensen dat werkgeluk meer is dan die lekkere lunch, gezellige collega of dat mooie pand. En dan vragen mensen zich af of de waarden van de organisatie nog wel hun waarden zijn. Dat, en de inhoud van het werk, zijn vaak een reden om van baan te wisselen. Waarden worden om die reden ook steeds belangrijker, mits ze goed doorleefd worden. Cultuur is voelbaar bij het samenwerken. En dat hoeft niet live, dat kan ook digitaal.’

Pak de regie

Het is belangrijk dat de hybride medewerker zelf de regie pakt over de organisatie van het werk. En zeker wanneer de werkgever geen thuis geeft. Hybride werken is één groot experiment, dus benader het ook zo, adviseert Mireille. ‘Doe na afloop van weer zo’n saaie meeting suggesties om het volgende keer anders te doen. Of stel de vraag: wat vonden we hier nou van? Leg uit waarom u het anders wil. Bij de ander zit vaak angst om te veranderen of ontbreekt het aan ideeën. Een meeting faciliteren is een skill, het zou niet verkeerd zijn als werkgevers daar meer aandacht aan zouden besteden.

Van hybride werkdruk naar hybride werkgeluk

‘Schrap de M&M* verslaving, oftewel meetings & mail. Plan de agenda niet meer van voor naar achter vol, neem voldoende pauzes. Zorg voor voldoende focus-tijd waarin je je geconcentreerd je werk doet. En richt meetings en de onderlinge samenwerking anders in. Maak duidelijke afspraken binnen het team over bereikbaarheid en beschikbaarheid en de manier van samenwerken en communiceren. Maak afspraken over bijvoorbeeld het gebruik van digitale middelen (welk middel gebruiken we waarvoor) en over responstijden. Spreek verwachtingen uit. Hybride werken is geen one size fits all, ontdek wat er bij u past. Experimenteer.’

In onderstaande video deelt Mireille nog 4 killer-tips voor de hybride medewerker die gezond en vitaal wil blijven.

Kijken

• Opname symposium Vitaliteitsnetwerk Nederland over Hybride werken