Veelgestelde vragen voor werkgevers

ONVZ Zakelijk is het online Self Service portaal van ONVZ voor u als werkgever of verzekeringsadviseur.
Wat kunt u doen?

• (Nieuwe) zorgverzekeringen aanvragen of een aanvraaglink delen met uw verzekerden of werknemers.
• Inzicht krijgen in uw collectiviteiten, contractafspraken, verzekerdengegevens of informatie over uw werknemers.
• Premietabellen bekijken en downloaden.
• Financiële gegevens inzien, zoals uw rekening courant of factuur.

ONVZ Zakelijk is beschikbaar in het Nederlands en Engels.
U kiest zelf eenvoudig welke taal u in het portaal gebruikt.

Daarnaast zorgt ONVZ dat de informatie voor verzekerden ook Engelstalig aangeboden wordt. Denk daarbij aan de premietabellen, MijnONVZ en het aanvragen van een verzekering.

In ONVZ Zakelijk heeft u de beschikking over al uw collectiviteiten.

Afhankelijk van hoe uw organisatie ingericht is, ziet:

• u direct al uw collectiviteiten, of
• kiest u na inloggen voor het juiste organisatie-onderdeel, waarna u de collectiviteiten ziet die hieronder vallen.

Bent u geïnteresseerd in een collectiviteit van ONVZ voor uw relaties? Neem contact op met uw accountmanager of ons Service Center. Ze helpen u graag.

De meeste relaties van ONVZ gebruiken ONVZ Zakelijk. De kans is groot dat u een collega heeft met een beheeraccount. Vraag deze collega om toegang tot ONVZ Zakelijk, deze collega kan dit eenvoudig voor u regelen.

Is er nog géén beheeraccount binnen uw organisatie?

Mogelijke oorzaken waardoor u niet meer kunt inloggen:

1. U bent een andere browser gaan gebruiken. Alleen Chrome en Edge worden door ons ondersteund, voor andere browsers kunnen we niet garanderen dat dit werkt.
2. Uw browser slaat informatie op die er soms toe leidt dat er een onterechte foutmelding komt. U kunt dit testen door ONV Zakelijk te openen via de  Incognito-/Privémodus van uw browser. U doet dit door Ctrl + Shift + N tegelijkertijd in te drukken. Werkt het nu wel? Verwijder dan dat de cachegegevens van uw browser. Daarna kunt u inloggen zoals u dat gewend bent.
3. Uw account is geblokkeerd. Uw collega met een beheeraccount kan dit voor u controleren en oplossen.
4. U maakt wellicht gebruik van een advertentieblocker die ervoor zorgt dat u niet kunt inloggen. Oplossing: verwijder de advertentieblocker of zet deze uit.

Werkt het nog steeds niet?
Dan kan er ook een (tijdelijke) storing zijn. Probeer het dan later opnieuw. Neem contact op met ONVZ als u nog inloggen problemen blijft opleveren.

Het kan gebeuren dat u een foutmelding krijgt bij het inloggen. Let op: uw gebruikersnaam bij ONVZ is geen e-mailadres, maar een unieke gebruikersnaam die u zelf heeft opgegeven bij het activeren van uw account.

Bent u uw gebruikersnaam vergeten? Ga dan in het inlogscherm van ONVZ Zakelijk naar ‘Gebruikersnaam vergeten’ om deze op te vragen.

Een beheeraccount is het account van de hoofdgebruiker van uw organisatie. Elke organisatie beschikt over één beheeraccount.

Met een beheeraccount kunt u gebruikersaccounts aanmaken, wijzigen of beëindigen. Ook kunt u alle acties uitvoeren van een standaard gebruikersaccount.

Elke organisatie heeft één beheeraccount voor ONVZ Zakelijk.
Heeft uw organisatie nog geen toegang tot ONVZ Zakelijk? Overleg dan met uw collega's wie het beheeraccount nodig heeft. Vervolgens vraagt u deze aan via het formulier in onderstaande link.

Vervangt u de huidige beheerder? Geef dit dan door in het opmerkingenveld.

Heeft u een beheeraccount? Dan kunt u eenvoudig accounts voor uw collega's aanmaken, wijzigen en verwijderen.
 
Dit doet u als volgt:

• Log in op ONVZ Zakelijk.
• Ga naar de account-pagina via het poppetje in de linkermenubalk.
• Kies voor de optie 'Toevoegen' en vul de velden in.
• Bevestig uw invoer met de knop 'Opslaan'. Uw collega ontvangt nu een e-mail om het account zelf te activeren.

Als beheerder kunt u de status zien van alle accounts. Door te dubbelklikken op een account kunt u deze wijzigen of verwijderen. Ook kunt u opnieuw een activatie e-mail naar een gebuikersaccount versturen als een eerdere is verlopen.

U kunt onder meer gebruik maken van deze vier veelgebruikte apps:

1. Google Authenticator
2. FreeOTP Authenticator
3. Authly
4. Android OTP Authenticator

Android OTP Authenticator werkt uitsluitend op Android. De andere apps werken zowel op Android als op iOS. Deze apps kunt u downloaden in Google Play of de App Store.

Wilt u inloggen met eHerkenning? Dan heeft u een eHerkenningsmiddel nodig met betrouwbaarheidsniveau EH3.

U activeert eerst uw ONVZ Zakelijk account met Multi Factor Authenticatie. Zo wordt uw account gekoppeld aan de juiste relatie en het KvK-nummer dat bekend is bij uw eHerkenning-leverancier. De eerstvolgende keer dat u inlogt, kunt u gebruik maken van eHerkenning.

U kunt zelf uw gebruikersnaam of een nieuw wachtwoord opvragen. Ga op de inlogpagina van ONVZ Zakelijk naar 'Gebruikersnaam' of 'Wachtwoord vergeten'. 

U ontvangt een bericht op het e-mailadres dat u heeft doorgegeven bij het activeren van uw ONVZ Zakelijk account. 

Uw organisatie neemt eHerkenning af bij een leverancier voor eHerkenning. Deze leverancier beheert uw accountgegevens. Neemt u daarom contact met hen op, zodat zij u kunnen helpen om weer via eHerkenning in te loggen.

Totdat u weer gebruik kan maken van eHerkeninning kunt u inloggen op ONVZ Zakelijk met Multi Factor Authenticatie.

eHerkenning werkt op basis van KvK-nummers en persoonlijke account-machtingen. In beide gevallen krijgt u vaak een melding dat u niet gemachtigd bent.

Het kan dan zijn dat u niet kunt inloggen omdat u een relatie selecteert met een KvK-nummer dat niet hoort bij het eHerkenningmiddel dat u gebruikt.

Heeft u het juiste middel? Dan kan het zijn dat u nog niet gemachtigd bent bij eHerkenning voor deze relatie in ONVZ Zakelijk. Uw eHerkenning-leverancier kan u daarbij helpen.

U kunt maar één ONVZ Zakelijk-account hebben. Dat account koppelen we aan één of meerdere agentschappen (verzekeringsadviseurs) of bedrijven (werkgevers). Bij het inloggen kiest u de relatie voor wie u activiteiten wilt uitvoeren.

Dit werkt zowel bij Multi Factor Authenticatie als bij eHerkenning. 

Bij de aanvraag voor een beheeraccount kunt u dit aangeven, of later aanvullen door een toelichting in de opmerkingen.

Een gebruikersaccount vraagt u altijd aan via uw collega(s) met een beheeraccount.

U ontvangt per agentschap/bedrijf een activatiemail. 

• Kies bij uw eerste activatie een gebruikersnaam en wachtwoord.
• U gebruikt bij de tweede en volgende activaties dezelfde gebruikersnaam en hetzelfde wachtwoord.
• U wordt gevraagd of u de nieuwe relatie wilt koppelen aan het bestaande account. Kies voor “Ja”.

Nee, U kunt géén zorgverzekering aanvragen voor een werknemer. Dit is wettelijk niet toegestaan.

Het is wel mogelijk om een medewerker een link naar uw collectiviteitspagina op de ONVZ website of een directe aanvraaglink te geven met uw collectiviteitsgegevens.

U ziet rechtsboven op uw collectiviteitpagina (startpagina) de knop 'Aanvraaglink aanmaken'. Als u deze knop selecteert, hoeft u daarna alleen nog te kiezen voor 'kopieer link'. Deze link kunt u vervolgens via bijvoorbeeld een e-mail delen met uw werknemers.

U verzorgt de premie-incasso, maar ONVZ heeft het IBAN van de verzekeringnemer wel nodig om zorgkosten te ontvangen of een ingediende declaratie te vergoeden.

U hoeft niets te doen.

De werknemer vraagt  een nieuwe zorgverzekering aan bij een andere zorgverzekeraar. ONVZ krijgt de afmelding door van de nieuwe zorgverzekeraar en beëindigt de polis op de doorgegeven einddatum. Vanaf die datum staat de werknemer niet meer op uw ONVZ-collectief. 

Zo meldt u een werknemer die uit dienst gaat af bij ONVZ:

• Zoek de werknemer en open de pagina met de polisgegevens.
• Selecteer de knop “werknemer uit dienst melden”.
• In het pop-up venster selecteert u de datum waarop de polis eindigt.
• Bevestig uw wijziging met de knop “Uitdiensttreding definitief maken”. 

Als werkgever heeft u bijna altijd toegang tot ONVZ Zakelijk. Mocht u geen toegang hebben, dan kan het intermediair met wie u samenwerkt deze wijziging voor u doorvoeren. Is dat géén optie, neem dan contact op met ONVZ. 

Nee dat is niet mogelijk. De knop is dan niet aanwezig, of 'uitgegrijsd'.

Een werknemer wordt normaal gesproken automatisch overgezet naar een nieuwe collectiviteit. Soms zijn er afwijkende collectiviteitsafspraken, waardoor het omzetten niet mogelijk is. Neemt u in deze situatie contact op met uw verzekeringsadviseur of ONVZ. De uitdienstmelding wordt dan handmatig en in overleg met de werknemer opgelost.

Een medewerker uit dienst melden kan het hele jaar. Het is echter niet mogelijk om iedere datum te selecteren.

Standaard is de nieuwe ingangsdatum de eerste dag van de volgende maand, na de dag waarop de 'uitdienstmelding' is aangemaakt in ONVZ Zakelijk.
U kunt een einddatum kiezen 30 dagen voor of 30 dagen na de dag waarop u de wijziging invoert.

Sommige collectiviteiten hebben een verplichte ingangsdatum per de eerste van de maand, het systeem dwingt deze dan automatisch af. Is dit zo bij uw collectiviteit of de collectiviteit waar de werknemer naartoe gaat? Dan kunt u geen andere datum kiezen.

De oud-medewerker blijft verzekerd bij ONVZ, tenzij deze zelf kiest voor een andere zorgverzekeraar.

De polis wordt gekoppeld aan het individueel collectief van ONVZ of het individueel collectief van uw tussenpersoon. Standaard houdt de werknemer alle verzekeringsproducten en blijft alles hetzelfde. Het kan wel zijn dat er andere kortingen gelden, waardoor het premiebedrag wijzigt. 

Dit is nog niet geautomatiseerd mogelijk. 

Neemt u contact op met uw verzekeringsadviseur of ONVZ. Zij kunnen dit handmatig voor u regelen.

Bij iedere wijziging op de polis in ONVZ Zakelijk ontvangt de verzekeringsnemer een e-mail met een korte samenvatting van de doorgevoerde wijziging.

Daarnaast ontvangt de verzekeringsnemer enkele dagen later een nieuwe polis in MijnONVZ en de ONVZ-app met de doorgevoerde wijzigingen en de nieuwe ingangsdatum.

Wij bieden géén aanvraag, pakket wijzigen en persoon bijschrijven functies in ONVZ Zakelijk voor ZvW-verzekerden aan. Dit is wettelijk niet toegestaan.

U kunt de werknemer adviseren dit zelf uit te voeren in MijnONVZ of de ONVZ-app (Nederlands en Engels). Loopt uw collectiviteit via een tussenpersoon, dan kan deze uw medewerker ook helpen.

U vindt de informatie die u van uw werknemer en de zorgverzekering mag bekijken op de pagina met de polisgegevens. 
Op deze pagina ziet u de algemene gegevens van uw werknemer (verzekeringsnemer); polisnummer, adres en collectiviteitnummer, inclusief uw eigen ID als u dit gebruikt voor uw administratie.
Verder ziet u de globale polisopbouw; aantal deelnemers, totaalpremie, premie voor basisverzekering en aanvullende verzekeringen en de betaaltermijn.

Vanaf 12 november is ook de globale polisinformatie voor het aankomende jaar zichtbaar.

Verzorgt u de premie-incasso? Dan ziet u naast de globale polisopbouw ook de pakketsamenstelling per deelnemer. De deelnemersinformatie is geanonimiseerd.

Zo werkt het:

• Ga naar de collectiviteitpagina (startpagina) en selecteer het overzicht van verzekerden.
• Zoek de werknemer handmatig in de tabel of via de zoekbalk of naam/polisnummer.
• Selecteer de werknemer in het zoekresultaat.

U heeft géén toegang tot het polisblad in verband met de privacy van uw medewerker. 
Iedere verzekerde ontvangt van ONVZ een bericht dat de polis is aangemaakt. Deze kan uw medewerker zelf terugvinden in MijnONVZ en de ONVZ-app. 

Heeft u een ONVZ-collectiviteit via een tussenpersoon, dan kan deze indien gewenst het polisblad rechtstreeks beschikbaar stellen aan de werknemer als deze hen hierom vraagt.

Het kan handig zijn om uw eigen unieke ID aan uw werknemer te koppelen in de administratie van ONVZ. U kunt de werknemer dan eenvoudiger herkennen of eenvoudiger gegevens uitwisselen met uw eigen systeem. U en de werknemer kunnen dit nummer ook gebruiken bij contact met ONVZ als u dat eenvoudiger vindt.

Zo werkt het:

• Ga naar de collectiviteitpagina (startpagina) en selecteer het overzicht van verzekerden.
• Zoek de werknemer handmatig in de tabel of via de zoekbalk of naam/polisnummer.
• Selecteer de werknemer in het zoekresultaat.
• Op de pagina met polisgegevens selecteert u het gele pennetje van het blok met algemene gegevens.
• Vul uw eigen ID in of pas deze aan en bevestig uw wijziging met de knop 'Opslaan'.

Op de collectiviteitpagina (startpagina) maakt u het actuele overzicht met alle medewerkers die op dat moment een actieve polis bij ONVZ hebben. U ziet per polis dezelfde informatie als op het scherm met polisgegegevens.

Zo werkt het:

• Ga naar de knop 'Verzekerdenoverzicht (Excel)
• Selecteert de knop 'Start aanvraag'.
• Sluit het pop-up venster en kom later terug naar dit pop-up venster (het maken van het bestand duurt soms meer dan 10 minuten).
• Zodra het bestand aangemaakt is, ziet u deze in het pop-up venster. U selecteert vervolgens het download icoon om het bestand op uw eigen apparaat op te slaan.

Het bestand blijft bewaard. Komt u een volgende keer terug voor een nieuwe download? Dan kunt u deze direct downloaden als er zich in de tussentijd geen wijzigingen hebben voorgedaan.

U vindt uw facturen op de pagina met financiële gegevens.
De factuur is beschikbaar als PDF- of CSV-bestand. 

Zo werkt het:

• Ga naar het €-icoon in de menubalk (links)
• Selecteer, bekijk en download de PDF- en/of het CSV-bestand van de maand(en) waarin u geïnteresseerd bent.

U maakt een link naar uw ONVZ-collectiviteitpagina op de website van ONVZ, op uw startpagina in ONVZ Zakelijk.

Zo werkt het:

• Ga naar uw collectiviteitpagina (startpagina).
• Selecteer de knop 'collectiviteitspagina'.
• Selecteer de gewenste taal en test indien gewenst via de knop 'Ga naar webpagina'.
• Selecteer de knop 'kopieer link' en deel deze met uw werknemers.

Voor iedere collectiviteit is het mogelijk om in het Nederlands en Engels een PDF te downloaden met alle beschikbare producten, productregels en premies. Vanaf 12 november is dit overzicht ook beschikbaar voor het nieuwe jaar.

Zo werkt het:

• Ga naar uw collectiviteitpagina (startpagina).
• Selecteer de knop 'premietabel (PDF)', die rechtsonder de naam van de collectiviteit staat.
• Selecteer de gewenste taal, indien van toepassing het jaar en de betaaltermijn.
• Selecteer de knopn 'Download'

U vindt deze informatie linksonder op de collectiviteitpagina, bij de kop 'collectieve korting'.

Vaak ziet u hier één kortingspercentage dat geldt voor alle type aanvullende verzekeringen.

U vindt deze informatie linksonder op de collectiviteitpagina, bij de kop 'gezondheidsvragen'.

In dit overzicht ziet u de productnamen van de aanvullende verzekeringen en tandverzekeringen waarvoor uw verzekerden bij deze collectiviteit een gezondheidsverklaring moeten afgeven.

U kunt uw contactgegevens wijzigen op de pagina 'Uw Bedrijfsgegevens', bij 'Algemeen'.
Op het moment zijn de volgende gegevens te wijzigen: bedrijfsnaam, postadres, postbus en telefoonnummer.
 

Zo werkt het:

• Ga in het menu naar het bedrijfsgebouw-icoon.
• Selecteer het gele pennetje bij 'Algemeen'.
• Wijzig de gegevens die u wilt veranderen.
• Bevestig uw wijzgingen met de knop 'opslaan'. 

U kunt het KvK-nummer van uw bedrijf wijzigen op de pagina 'Uw Bedrijfsgegevens', bij 'Registratienummers'.
We verwerken uw wijziging direct. We controleren de verandering daarna bij de officiële instanties. Bij vragen of onduidelijkheden nemen we contact met u op. 
 
Zo werkt het:

• Ga in het menu naar het bedrijfsgebouw-icoon.
• Selecteer het gele pennetje bij 'Registratienummers'.
• Wijzig uw KvK-nummer.
• Bevestig uw wijzigingen met de knop 'opslaan'.

U kunt het IBAN van uw bedrijf wijzigen op de pagina 'Uw Bedrijfsgegevens', bij 'Financieel'.

Zo werkt het:

• Ga in het menu naar het bedrijfsgebouw-icoon.
• Selecteer het gele pennetje bij 'Financieel'.
• Wijzig uw rekeningnummer.
• Bevestig uw wijzigingen met de knop 'opslaan'.

U kunt de branche van uw bedriijf wijzigen op de pagina 'Uw Bedrijfsgegevens', bij 'Extra gegevens'.

Zo werkt het:

• Ga in het menu naar het bedrijfsgebouw-icoon.
• Selecteer het gele pennetje bij 'Extra geggevens'.
• Wijzig uw branche.
• Bevestig uw wijzigingen met de knop 'opslaan'.

U kunt het aantal  werknemers van uw bedrijf wijzigen op de pagina 'Uw Bedrijfsgegevens', bij 'Extra gegevens'.

Zo werkt het:

• Ga in het menu naar het bedrijfsgebouw-icoon.
• Selecteer het gele pennetje bij 'Extra geggevens'.
• Wijzig het aantal medewerkers van uw bedrijf.
• Bevestig uw wijzigingen met de knop 'opslaan'.